【当てはまったら要注意】仕事が遅い人の特徴TOP9

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くりお

おひさしぶりです、くりおです!

今回はいつもと少し変わったテーマ、仕事編についてお話していきます。

僕の職場は転勤が多く、その中でいろんな人と仕事でかかわってきました。

ときには、周りに優秀な人たちがいる部署に配属され、仕事ができない自分に強い劣等感を抱くこともありました。

当時の僕は毎日、仕事終わりにカフェへ立ち寄り、仕事に関する書籍をひたすら読み漁っていた記憶があります。

読んでは実行を繰り返し、ひとつずつ、少しずつ仕事の仕方を改善していきました。

そんな僕が今回ご紹介する「仕事が遅い人の特徴TOP9」は、かつての僕自身もすべてに当てはまっていました。

そのため今回は過去の僕のような、仕事のやり方に悩んでいる人に向けて書いていきたいと思います。

改善策も合わせてご紹介していきますので、今より少しでも仕事を速くこなせるようになりたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

それではいってみましょう!!

目次

第9位 タスクの期限を具体的に決めない

卓上カレンダー

仕事が遅い人の特徴第9位は、”タスクの期限を具体的に決めない”です。

仕事が遅い人は、タスクの期限を具体的に決めません。

人は期限を決めない限り、だらだらと行動してしまいます。

これは「パーキンソンの法則」が働くためです。

「パーキンソンの法則」について、ウィキペディアでは次のように言われています。

パーキンソンの法則

第1法則

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

第2法則

支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

(出典:ウィキペディア)

すなわち、仕事の期限を決めなければいつまでも集中して片付けることができず、処理にかかる時間が長くなってしまうのです。

逆に最初の時点で期限を設けてしまえば、その期限を守ろうと集中して取り組むことができます(締め切り効果)。

よく例えられるのが、学校の夏休みの宿題。

夏休み中はいつまでも宿題に手がつかず、最終日になって慌てて取り組んだ経験がある人は多いかと思います。

仕事においても

「すぐに処理します」

「この資料、早めに作っておいて」

などという言葉をよく使ってしまう人は注意が必要です。

特に仕事を他の人と一緒に進めていかなければならない場合、「すぐに」や「早めに」、「今度」などの抽象的な言葉を使用してしまうと、相手との認識のズレを生んでしまう危険もあります。

解決策は、”必ずいつまでにやるかを明確にする”ことです。

人とタスクを共有する場合も、”誰が”、”いつまでにやるのか”を最初に明確にすることが重要です。

最初に具体的な期限を決めておけば、後になって、「え、あれまだ終わってなかったの?」ということにならなくて済みます。

全てのタスクに期限を設けるようにしましょう。

第8位 進捗報告の回数が少ない

ドラゲナイ

仕事が遅い人の特徴第8位は、”進捗報告の回数が少ない”です。

あなたは自分が持っている仕事を、上司に聞かれる前にこちらから報告できていますか?

仕事が遅い人は、進捗状況の報告回数が極端に少ないです。

仕事でもっとも時間を消費する行動、それは”やり直し”です。

特に100%仕事を仕上げてからのやり直しは、それまで取り組んだ分の時間を無駄にすることになります。(経験値は無駄にならないという考えもありますが、ここではあくまで効率化を中心に据えてお話します。)

また、上司は部下の責任を持つ立場にあることから、問題点や不都合などは早期に把握しておく必要があります。

上司からしてみれば、「実は現在このような状況になっています。」と報告を受けても、その報告が遅ければ遅いほど、とれる対処法が少なくなっていきます。

やり直しを防ぐ解決策として、進捗状況はこまめに、もっと具体的にいえば、最低でも進捗率20%、50%、80%が終わった段階で一度、報告を挟みましょう。

そうすることで、もし方向性に誤りがあった場合でも早期に軌道修正することができ、無駄な時間を減らすことができます。

ただし、ここで注意してほしいのが、進捗率の考え方です。

たとえばあなたが上司から、[会議で使う資料の作成を指示された]としましょう。

この場合、冒頭から数ページ作成して進捗率20%とするのではありません。

まずは資料の全体像、構成、枠組みを作成して20%とします。

この時点で一度上司のフィードバックを受け、必要な個所は修正します。

その後は本文作成→図の挿入や字の装飾→誤字脱字チェックといったように進めていきます。

1ページ目から順に完成させていくのではなく、全体的に作り上げていくイメージです。

こうすることによって、各過程における軌道修正を適切に行うことができます。

あなたに上司がいる場合は、明日からこまめに進捗状況を報告しましょう。

第7位 マルチタスクをしようとする

マルチタスク

仕事が遅い人の特徴第7位は、”マルチタスクをしようとする”です。

仕事が遅い人は、マルチタスクをしようとします。

マルチタスクとは、複数の行動を同時に行うという意味で知られています。

一見、マルチタスクをしている人の方が効率がいいんじゃないか?と思われるかもしれません。

しかし、僕らがマルチタスクと思っている行動は多くの場合、マルチタスクではなく、頻繁に”スイッチング”をしているだけなのです。

ここでのスイッチングとは、何かに取り組んでいる頭を、別のことに切り替えることをいいます。

このスイッチングを行う度に集中力が切れるため、作業を効率よく進めようとするのであれば、シングルタスクを心がけることが重要になります。

例えば目の前の友人が話をしている最中に、あなたがスマホでSNSをチェックしていたとき。

目の前の人が話していた内容がうまく頭に入らず、聞き返したことはありませんか?

このように人の脳というのは、二つ以上のことを同時に処理しきれないようになっています。

仕事を進める際は、マルチタスクをしようとするのではなく、優先順位を決め、一つずつ取り組むようにしましょう。

ただし例外として、行動の一方が意識を向けなくても実行できる場合はマルチタスクの影響はありません。

(音楽を聴き流すのは意識を向けなくていいため、同時に他のことができるなど)

 第6位 毎日の残業に慣れている

残業するOL

仕事が遅い人の特徴第6位は、”毎日の残業に慣れている”です。

仕事が遅い人は、毎日残業することに慣れてしまっている方が多いです。

ここで注意していただきたいのは、残業をすること自体が悪いというわけではないということです。

業務上、どうしても残業しなければならない日もあるでしょう。

ただ、毎日の残業が習慣になっている場合は危険信号です。

なぜ残業が常態化することがよくないかというと、次の3つのデメリットがあるためです。

毎日残業する3つのデメリット

1 締め切り効果が緩くなる

まず毎日残業する習慣が身についてしまうと、タスクの期限をどうしても残業ありきで考えてしまいます。

「定時までに終わらなくても残業すればいいや」

これでは先ほどお伝えした「締め切り効果」が弱まり、効率が落ちてしまいます。

2 残業時間にこなす仕事は効率が悪い

脳の集中力は一日を通してだんだんと消費していきます。

集中力を使い切ってしまった残業時間に作業を進めようと思っても、効率が悪くなってしまいます。

3 自己研鑽の時間が取れない

毎日残業をしていると、自身の能力を磨く機会を損失してしまいます。

確かに仕事の内容によっては、それ自体が自身を成長させる機会になるかもしれません。

しかし今自身が携わっている仕事以外の分野で知見を広げていくには、やはり自己研鑽の時間が必要になります。

毎日自己研鑽の時間を作るというのは、人生をよくしていく上でとても大切なことです。

このように残業を毎日していても、デメリットばかりになってしまいます。

残業は本当に必要な日だけにし、常態化しないように気をつけましょう。

具体的には朝一番に、その日行うタスクをA4用紙に箇条書きに書き出します。

そしてそれぞれのタスクを何時に行うのか、おおまかに振り分けていきましょう。

そうすることで先ほどもご紹介した”締め切り効果”を発動させ、効率的に処理することができます。

もしそれでも毎日残業をせざるを得ない状況が続くのであれば、それは職場の事務量を見直した方が良いのかもしれません。

第5位 メールを確認する回数が多い

PCに届く大量のメール

仕事が遅い人の特徴第5位は、”メールを確認する回数が多い”です。

(ここまででかなりのボリュームになってしまったので、以降はサクサク説明していきたいと思います。)

仕事が遅い人の中には、メールを頻繁にチェックしている人が多いです。

メールは一日3回程度チェックすれば充分。

それ以外の時間は目の前のタスクに集中するようにしましょう。

メールを頻繁にチェックするということは、先ほどと同様、集中力を途切れさせてしまいます。

そうするとまた一から集中し直さなければならないため、作業効率が落ちてしまいます。

そうは言ってもすぐに返信しないとダメじゃない?と思われるかもしれませんが、本当に急を要する場合はどのみち電話の方が早いため、メールに関しては即返信しなくても問題ありません。

どうしても届いたメールが気になる人は、画面上に通知される設定を思い切って消してしまいましょう。

そしてメールは業務開始時、昼前後、退勤前だけ確認して、返信が必要な分はまとめて返信するようにしましょう。

なお、チャットアプリなどについても同様のことがいえます。

第4位 人に任せられない

一人の男性

仕事が遅い人の特徴第4位は、”人に任せられない”です。

仕事が遅い人は、自分に回ってくる全ての仕事を、自分一人で片付けようとしがちです。

全てこなせる量であれば問題ありません。

しかし引き受けはしたものの、どうしても手が足りなくなる場合は注意が必要です。

人ひとりができる作業量には限界があります。

また、得意分野も人それぞれ。

自分の専門分野以外で人に任せられる仕事は、むしろ積極的に人に任せてしまいましょう。

そのぶん自分の得意な作業をこなせば問題ありません。

当ブログは僕と妻ももこの二人で運営していますが、僕が苦手とするデザイン面はほとんどももこにお願いしています。

そのかわり、内部の設定などは僕が担当しており、常に役割分担を心がけています。

その方が作業効率も上がるので、ぜひあなたも取り入れてみてください。

第3位 物を片付けられない

書類が散らかったデスク

仕事が遅い人の特徴第3位は、”物を片付けられない”です。

仕事が遅い人は、身の回りの物を片付けられません。

実は物というのは、視界に入っているだけでいわゆる”視覚的ノイズ”となり、集中力を削ぐ原因となります。

そのため、目の前をスッキリさせることは、実質的な作業効率アップに繋がります。

大企業の社長室などが比較的シンプルな環境になっているのは、そうした視覚的ノイズをなくし、脳を重要な意思決定に使うためかもしれませんね。

現在進行中のタスクに不必要な書類、使い終わった文房具などは、すぐに片付ける癖をつけましょう。

また、パソコンにたくさんの付箋を貼っている人をよく見ますが、あれも実は視覚的ノイズによって作業効率を落としているため、今すぐ全部剥がしましょう。

代わりにタスク管理ツール(メモ帳でもいいです)にまとめて入力しておけば問題ありません。

あなたの能力を最大限引き出すため、作業環境にはこだわりましょう。

第2位 メモを取らない

メモを取る女性

仕事が遅い人の特徴第2位は、”メモを取らない”です。

仕事が遅い人はメモを取らないことが多いです。

人に何かを言われたとき、メモを取らなければ2回3回と同じことを聞き返してしまうことになります。

また、ふとしたときに思い浮かんだアイデアも、その瞬間にメモを取らなかったために2度と思い出せなくなってしまうこともあります。

人の記憶はいい加減なので、忘れてはいけないことは全てメモに書き出しましょう。

媒体は紙でもスマホアプリでもなんでもかまいません。

とにかくその瞬間にメモに取る習慣を身につけることが重要です。

なお、メモを付箋に書くのだけはあまりおすすめしません。

そのメモを紛失したときに、探したり思い出したりする余計な手間がかかるためです。

メモをとるときは、メモ帳かノート、アプリを活用しましょう。

第1位 本を読まない

本と眼鏡

最後にもっとも重要な特徴についてお話します。

仕事が遅い人の、もっとも重要な特徴、それは”本を読まない”ことです。

仕事が速い人は、常にインプットを意識して読書に励んでいます。

そうすることで様々な考え方、効率化のノウハウを蓄積することができる為です。

普段本を読んでいる人からすると、今回ご紹介したお話も全て、さまざまな本で言われていると気づくでしょう。

あなたがもし、まだ本を読む習慣がないのであれば、この機会にぜひはじめて見てください。

毎日10分でも読書を続けていれば、その効果はだんだん実感出来るようになるはずです。

今は電子書籍の普及によって、持ち運びなどのハードルもずいぶん下がりました。

紙の本を持ち歩いて荷物になるのが嫌という方は、電子書籍用タブレットも活用してみてください。

まとめ

スーツを着たビジネスマン

それでは最後に、今回ご紹介した「仕事が遅い人の特徴TOP9」についておさらいしてみましょう。

仕事が遅い人の特徴TOP9

第9位 タスクの期限を具体的に決めない

第8位 進捗報告の回数が少ない

第7位 マルチタスクをしようとする

第6位 毎日の残業に慣れている

第5位 メールを確認する回数が多い

第4位 人に任せられない

第3位 物を片付けられない

第2位 メモを取らない

第1位 本を読まない

あなたは当てはまるものがありましたか?

働く環境は人それぞれのため、今回ご紹介したこと全てが当てはまることはないかもしれません。

しかしもし今よりも改善できそうな点があれば、ぜひ参考にしてみてください。

僕もまだまだ勉強中の身です。

これからもいっしょに頑張って成長していきましょう!

それでは!!

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