【紛失ゼロ!】仕事の生産性が上がるデスク&キャビネット整理術5選

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くりお

こんにちは、くりおです!

突然ですが、あなたのデスクやキャビネット(収納戸棚)、きちんと整理整頓されていますか?

正直僕はもともと、デスク周りの整理整頓は本当にニガテでした。

小学校の頃からずっと、保護者宛のプリントは100%紛失する。

宿題をやろうとしても、まず宿題を探すことから始まる。

大人になってから僕は、ADHD(注意欠如多動性障害)を持っていることが分かったので、どんなに頭で意識したところで無理なものは無理と割り切るようになりました。

散らかったデスク

そこでいい方法はないかと整理術に関する本を読み漁り、今回ご紹介するようなルールを決めることによって、物の紛失が一切なくなりました。

さてここからが本題です。

現在の僕の職場では、日々膨大な重要資料を扱うため、それらをきちんと把握し、管理することがもとめられます。

仕事で使うデスクやキャビネットが整理整頓されていることは、物や書類を紛失するリスクを回避できるだけでなく、毎回必要な物を探し回るといった余計な労力を使わずに済みます。

そのため、思考力や記憶力といった脳のリソースを節約でき、個人の仕事の効率化、ひいては職場全体の生産性の向上につながります。

今回は、もともと整理整頓がニガテだった僕が物を無くさなくなった、デスク&キャビネットの整理術5選というテーマで、お話していこうと思います。

また、今回の話は主に仕事場にスポットを当てていますが、整理整頓については私生活においても役立ちますので、ぜひ最後までご覧ください。

それでは、”デスク&キャビネット整理術5選”を発表していきます。

目次

1.事務用品は使い終わった瞬間元の位置に戻す

ペン立て

あなたのデスクは、事務用品の保管場所が明確に決められていますか?

事務用品、例えばペンやホッチキスなどは、保管する場所を固定し、使い終わった都度必ず保管場所にしまうようにしましょう。

特に他の人と共有して使うものについては徹底すること。

もし共有して使うものを所定位置に戻さないでいると、相手にそれを探す労力と時間を消費させることになります。

そうなれば相手の作業効率を著しく落とすことになるので、きちんとルール化しましょう。

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また、気がつけばあちこちに出張しているペンたち。

まるでペンに足が生えてるんじゃないかと思うくらい毎回無くす方、いると思います。

こちらも「一度にペン立てから出すペンは1本まで。」というようにルールを決めることで、紛失を減らすことができます。

頻繫にペンを無くされる方はぜひ試してみてください。

  • 事務用品は保管場所を決め、使うたびそこへ戻す
  • ペン立てから出すペンは1本まで

2.必要最低限の物しか出さない

資料を運ぶ女性社員

デスクが整理できない人の中には、朝一番に自分の抱えている資料をあれもこれも取り出す方がいます。

まず、自分が作業するうえで本当に必要な物は何か、を把握することが重要です。

毎日出勤したとき、最初に自分のタスク管理表などを確認します。

その中でその日処理するものを明確にし、ざっくりと一日のスケジュール化をしましょう。

その後はじめて、処理すべき事案の資料のみをキャビネットなどから取り出します。

大事なことなのでもう一度言います。

資料を出す前に、一日のスケジュール化を行うのです。

そしてその日できる処理が終わった事案については、直ちにしまいましょう。

また、一度にデスクに出す資料もなるべく1事案ずつとルールを決めた方がよいです。

これは事案同士の資料の混在を防ぐ意味でも重要。

さらに目の前の事案に集中して取り組めるため、余計な思考を減らすことができ、作業中の頭がスッキリします。

  • 資料を出す前にその日のスケジュール化を行う
  • 一度にデスクに出す資料は1事案分だけ

3.書類の平積みは絶対にしない

平積みされた資料

キャビネットを整理するうえで重要なことは、”必要な資料を探す時間を極限まで減らすこと”に尽きます。

したがってキャビネットの中は、”開けた瞬間に何が、どこに入っているか”が瞬時に把握できるようにしなければなりません。

それを踏まえたうえで、下に重ねた資料が完全に見えなくなる「平積み」は、かなり非効率的であるため絶対にしないこと。

基本的に縦置きを心がけ、背表紙には何の書類かが一目で分かる名称を記載しましょう。

また、仕切りなどを使用することで、縦置きはやりやすくなりますよ。

  • 平積みは絶対にしない
  • 縦置きが難しければ仕切りを活用
  • 背表紙に資料の名称を書く

4.書類を裸で管理しない

ファイル

書類を裸のままでしまうと、破れたり、紛失するリスクが一気に高まります。

必ずフォルダーなどに入れて保管するようにしましょう。

自宅で書類を保存する場合、

  • 確定申告用ー緑のフォルダー
  • 家計管理用ー赤のフォルダー
  • 住宅関連(契約書など)ー青のフォルダー

といったように色で分けて管理するといいでしょう。

たまりがちな取り扱い説明書を一括管理できるファイルもおすすめです。

  • 書類はプラケースなどに入れて保存する
  • プラケースの色を書類の内容ごとに分けると整理しやすい

5.使用する保管スペースは極力減らす

整理された棚

最後の整理術は、保管スペースを減らすこと。

えっ!?・・・と思われるかもしれませんが、保管スペースというのは、あればあるほど入れるものが増えてしまうのが人間の性。

そのため、いくら保管スペースを広げても、ゆとりが生まれることは少ないです。

むしろ、保管量が増えることによって”必要な資料を探す時間”を生んでしまい、逆に作業効率が悪くなります。

また、大量の事案を保管していても、自分がそれを処理できるスピードは変わらないため、キャビネットの数をむやみに増やすメリットはあまりありません。

必要がなくなった資料を直ぐにしまうルールを決めてしまえば、それほど保管容量不足には困らないでしょう。

  • キャビネットなどはむやみに増やさない

まとめ

整理されたワークスペース

ここまでご覧いただき、ありがとうございました。

今回は職場環境を想定して、自身の身の回りのデスク&キャビネットの整理術5選についてご紹介しました。

まとめると次のとおり。

  1. 事務用品は使い終わった瞬間元の位置に戻す
  2. 必要最低限の物しか出さない
  3. 書類の平積みは絶対にしない
  4. 書類を裸で管理しない
  5. 使用する保管スペースは極力減らす

やはりきちんと整理された環境だと、作業もしやすいし、何より気持ちがいいですよね。

自宅においても何かと書類は扱うもの。

繰り返しになりますが、今回の整理術は自宅の整理にも役立ちます。

ぜひ活用してみてください。

それでは!!

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